وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية

وحدة التدريب الميداني 

• إعداد كتيب تعريفي بالتدريب الميداني، آليته، ضوابطه وشروطه، يوزع على الطالبات. ويحدث بما يستجد من أنظمة بشكل دوري.
• إقامة ورش عمل بالتعاون مع جهات أخرى تهدف إلى تعريف الطالبات بماهية التدريب الميداني وأهدافه وضوابطه، تعطى للطالبات المتوقع خروجهن للتدريب الميداني في كل فصل دراسي.
• التواصل مع جهات العمل المتاحة لطالبات برامج كلية العلوم وتكوين قاعدة بيانات تُحدّث بشكل مستمر. 
• استقبال الطالبات واعداد قوائم بأسماء الطالبات المسجلات في التدريب الميداني وجهات التدريب وارسالها إلى الأقسام الأكاديمية لتحديد مشرف من أعضاء هيئة التدريس للإشراف على الطالبة.
• توقيع الطالبات المسجلات في التدريب على وثيقة توضح آلية التدريب وشروطه.
• التواصل مع جهات العمل وارسال تقارير المتابعة الخاصة بالمتدربة.
• استلام تقارير كل متدربة في نهاية فترة التدريب وارسالها إلى الأقسام الأكاديمية لاتخاذ اللازم.
• إقامة المعرض السنوي لمشاريع التخرج المتميزة سنوياً.

وحدة القبول والتسجيل

• دراسة طلبات التحويل (من وإلى الجامعة) المقدمة من الطالبات على البوابة الالكترونية والتأكد من انطباق شروط التحويل.
• إجراء معادلة مقررات الطالبات المحولات (داخلياً وخارجياً).
• حصر طلبات الزيارة من داخل وخارج الجامعة المقدمة ودراستها وتنفيذها حسب الشروط.
• الإشراف الكامل على تسجيل الطالبات لمقرراتهن الدراسية والوقوف على ما يقابلهن من مشاكل فنية أو تقنية ومعالجتها بشكل عاجل.
• دراسة طلبات التسجيل بشكل مستمر ورفع تقرير يومي بذلك لوكيلة الشؤون الأكاديمية لاتخاذ اللازم والتأكد من سلاسة التسجيل للطالبات.
• إدخال الجداول الدراسية في موقع الجامعة ومراجعتها بدقة.
• متابعة حساب التواصل الاجتماعي عبر تويتر لبث التوجيهات والتوصيات المناسبة الخاصة بتسجيل المقررات وأفضل الطرق لتلافي التعارض بين المقررات ومساعدة الطالبة لبناء جدولها الأكاديمي بدقة ووعي.
• متابعة البريد الالكتروني كحلقة وصل مباشرة وسريعة بين الطالبات ووكالة الشؤون الأكاديمية لحصر طلبات التسجيل وما يرافقها من مشاكل وعقبات.
• إعداد قاعدة بيانات للتحويل الداخلي.
• إعداد قاعدة بيانات للتحويل الخارجي.
• إعداد معادلة بين خطط الأقسام الأكاديمية.
  

  ---

وحدة المناهج والخطط الدراسية

• تقييم البرامج الأكاديمية بشكل دوري وتحديثها.
• تبني تطوير البرامج الأكاديمية بناء على احتياجات سوق العمل ومواكبة النهضة العلمية الحديثة حسب دليل تطوير البرامج الأكاديمية.
• تنفيذ ضوابط مراجعة الخطط والبرامج الأكاديمية المعلنة من الجامعة. ومتابعة تنفيذها 
• الدراسة المستمرة لاحتياج سوق العمل لمخرجات جديدة وبالتالي النظر في استحداث برامج أكاديمية جديدة حسب دليل انشاء البرامج الجديدة.
• استحداث برامج جديدة بما يتوافق مع المستجدات الحديثة.
• إعداد ورش عمل لأعضاء اللجنة والمهتمين بالتطوير تنمي مهاراتهم بهذا الجانب.
  

  ---

وحدة التعليم الالكتروني ومصادر التعلم

• اعداد ورش عمل مكثفة خلال الأسبوع الأول من الدراسة لتعريف الطالبات بنظام إدارة التعليم الإلكتروني Blackboard وأهميته في عملية التعليم والتعلم. تتضمن:
• التعريف بالخدمات التي يقدمها وكيفية استخدامه.
• توجيه الطالبات الى استخدام رابط قناة اليوتيوب الخاصة بتعليم مهارات التعامل مع إدارة التعليم الإلكترونيBlackboard، وكذلك صفحة النظام في تويتر.
• توزيع دليل إلكتروني خاص باستخدام الطالبات للنظام.
• اعداد ورش تعريفية بنظام إدارة التعليم الإلكتروني Blackboard خاصة بأعضاء هيئة التدريس الجدد بنفس كيفية الورش السابقة، ولكن فيما يختص بعضو هيئة التدريس.
• الإشراف على مشروع تحويل المقررات الدراسية إلى محتوى إلكتروني.
• التواصل مع مكتبة الجامعة لتوفير المراجع الدراسية اللازمة لبرامج الكلية.
• تنسيق ورش مخصصة للكلية من المكتبة.

وحدة الجداول

• إعداد جداول بشعب المقررات الدراسية تشتمل على: مواعيد المحاضرات، سعة الشعبة، مكان القاعة الدراسية، اسم عضو هيئة التدريس بالتعاون مع لجان الجداول في الأقسام الأكاديمية.
• إعداد الجداول النهائية وجداول اعمال السنة.
• حصر نسبة الاشغال بالقاعات والمرئيات ومدى الاحتياج بالكلية.
• توفير خدمة حجز القاعات بأوقات مختلفة للأعضاء.
• الاشراف على إعداد جداول المقررات العامة والتواصل مع الكليات التي تقدم هذه المقررات.
  

  ---

وحدة جودة التقويم والقياس

• تحديد الاحتياجات التدريبية الفعلية لأعضاء هيئة التدريس التي يتوقف عليها فاعلية عمليات التقييم.
• توفير التدريب الكافي لأعضاء هيئة التدريس من محاضرات وورش عمل لتمكينهم من قياس وتقييم أداء الطلاب وفقاً لمتطلبات هيئة تقويم التعليم - قطاع التعليم العالي. 
• التواصل المستمر مع عمادة التطوير الجامعي وجهات التدريب المناظرة للاستفادة القصوى من الموارد البشرية المتاحة في الجامعة.
• وضع الضوابط العامة لعملية التقويم. 
• مراجعة خطة التقويم لمقررات البرامج والتأكد من اتساقها مع نواتج التعلم ومعايير الاعتماد.
• مراجعة أوراق الأسئلة طبقاً لنموذج مراجعة ورقة الاختبار.
• الإشراف على بنوك المفردات ووضع آلية للاستفادة من التحليل الإحصائي للمفردات الاختبارية.
• التأكد من قيام أعضاء هيئة التدريس بالاستعانة بالمصفوفات والوسائل المناظرة كسلالم التقدير اللفظية. 
• تقديم التقارير الفنية عن الاختبارات وتوضيح نقاط القوة والضعف والممارسات المميزة.
• وضع آليات وخطط قياس فاعلية النظم المتبعة في تقويم الطلاب والاختبارات.
• نشر الممارسات الأكاديمية والطرق المتّبعة في عمليات التحقق من كفاءة عملية التقويم. 
• رصد كافة الأنشطة وتهيئتها كأدلة مساندة في إجراءات الدراسة الذاتية للأقسام الأكاديمية.
• إعداد تقرير سنوي عن أعمال الوحدة.

وحدة الاختبارات

• العناية بالتعليمات والأنظمة المعتمدة والمتعلقة بنظام الاختبارات على مستوى الجامعة والوزارة ونشرها على الفئات المستهدفة (أعضاء هيئة التدريس - الطالبات)
• استصدار بطاقات وصف مهام معتمدة لكل من: 
• إدارة سير الاختبارات في القسم الأكاديمي.
• رئيسة لجنة - عضو اللجنة - عضو مراقبة.
• لجنة إدارة الأسئلة في القسم الأكاديمي.
• مسؤولية الإعلان الحائطي عن جداول الاختبارات النهائية والبديلة بصورة رسمية وأماكن انعقادها بالتنسيق مع شعبة الجداول.
• تهيئة قاعات الاختبار والتأكد من استكمالها لجميع المتطلبات وجاهزيتها بالتنسيق مع وحدة الخدمات.
• توفير المستلزمات الضرورية التي تحتاجها لجان السير ولجان إعداد الأسئلة بالتنسيق مع وحدة العهدة.
• توحيد البيانات المعلنة على لوحات اللجان بين الأقسام بما يكفل وضوحها للطالبات والأساتذة ويتحقق بها النظام.
• تصميم النماذج والاستمارات المستخدمة في إدارة الاختبارات وتعميمها على الأقسام.
• التنظيم المطلق لحالات التعارض والإشراف المباشر عليها من حيث تحديد اللجان والإعلان عنها وتنسيق استلام وتسليم أوراق الأسئلة والإجابة وتوفير المراقبات.
• التنسيق مع الأقسام لتحقيق معيار التوزيع المثالي لكل من: عدد الطالبات مقابل المراقبة الواحدة، وعدد الطالبات في القاعة الواحدة.
• التحقق من تأمين المباني والممرات المؤدية بالقاعات بالعدد الكافي من مسؤولات الأمن والتواصل في هذا الشأن مع الجهة المعنية في مبنى الكلية.
• حصر حالات احتياج الأقسام من المراقبات في حالات النقص ورفعها لوكالة الشؤون الإدارية للتعاون في تغطيته.
• الحصر المسبق لحالات الحرمان والتحقق من وضوحها لدى الطالب وأستاذ المقرر والقسم.
• المتابعة اليومية لسير الاختبارات النهائية ورصد ما هو جدير بالملاحظة.
• متابعة الحالات السلوكية للطالبات كحالات الغش والشغب والتواصل بشأنها مع وكيل الشؤون الأكاديمية.
• الحصر اليومي لحالات الغياب وتوجيهه للجهة المعنية في وكالة الشؤون الأكاديمية.
• رصد كافة الأنشطة المتعلقة بعملية إدارة الاختبارات وتهيئتها كأدلة مساندة في إجراءات الدراسة الذاتية للأقسام الأكاديمية.
• جدولة الخطة التشغيلية لأعمال الوحدة واعتمادها بالتواريخ مع بداية كل فصل دراسي والاستناد عليها في التنفيذ.
• جمع التقارير التفصيلية المقدمة من الأقسام وفق نموذج موحد معدّ من قبل الوحدة.
• إعداد تقرير سنوي عن أعمال الوحدة مزوداً بالإحصائيات والرسومات البيانية.
• يتم تنسيق ما ورد من مهام مع لجان إدارة سير الاختبارات وإدارة الأسئلة داخل الأقسام الأكاديمية.
  

  ---

 وحدة الارشاد الأكاديمي الطلابي

• إعداد خطة تنفيذية للإرشاد الأكاديمي.
• تكليف منسقين للإرشاد الأكاديمي على مستوى الكلية لكل قسم.
• الاجتماع بأعضاء وحدة الإرشاد الأكاديمي بشكل دوري لبحث مستجدات العمل وما سوف يتم تنفيذه من مهام.
• توعية الطلاب بأهداف وحدة الإرشاد الأكاديمي وكيفية الاستفادة من خدماتها من خلال اللقاءات والنشرات.
•  
• استقبال مشاكل التسجيل التي واجهت الطلاب وتقديم الحلول الفورية من خلال التعاون مع منسقين الإرشاد الأكاديمي في الأقسام المختلفة.
• الإشراف على توزيع الطلاب على المرشدين الأكاديميين.
• تطوير معايير تقييم المرشدين الأكاديميين.
• دراسة حالات الطلاب الخاصة مثل: المنذرين والمتعثرين أكاديمياً والبحث عن أفضل الحلول للأخذ بأيديهم وتفادي تعثرهم مستقبلاً وتحويلهم لوحدة الخدمات الإرشادية.
• إعداد استبانات واستطلاعات رأي عن فعالية الإرشاد الأكاديمي مما يسهم في تطويره مستقبلاً.
• تشجيع المرشدين الأكاديميين على العطاء عبر تفعيل " المرشد المميز".
• رفع تقرير بشكل دوري عن أعمال الوحدة وانجازاتها في نهاية كل فصل دراسي.
• الإشراف على مبادرة الدعم الطلابي وتنفيذها.
• الإشراف على مبادرة دروس الأقران وتنفيذها.
  

  ---

وحدة الأنشطة والخدمات الطلابية

• تهيئة البيئة المناسبة لتنفيذ فعاليات الأنشطة الطلابية من خلال: توفير مكاتب خاصة للنوادي العلمية، إضافة إلى مكان عام لتنفيذ الفعاليات المختلفة (صالة كلية العلوم) وتحديد مساحة مناسبة لكل نادي علمي.
• الاشراف والمشاركة في إعداد الخطة السنوية للأنشطة الطلابية المنهجية.
• التنسيق بين الجهات ذات العلاقة لتسهيل تنفيذ فعاليات الأنشطة الطلابية. 
• متابعة استكمال طلبات النوادي العلمية لتنفيذ فعاليات الأنشطة الطلابية.
• إعداد النماذج المناسبة للوحدة واعتماد العمل بها بعد اعتمادها من جهة الاختصاص.
• إصدار بطاقة " وحدة الأنشطة الطلابية بكلية العلوم " للمتطوعات المنتظمات واعتمادها أيضاً كتصريح دخول دائم للمتطوعات الخريجات. 
• دعم تنفيذ الزيارات - المهرجانات - المحاضرات - الندوات - الدورات- ورش العمل - افتتاح النوادي وتنفيذ فعالياتهن. 
• متابعة تنفيذ وتنسيق البرامج المشتركة بين الأقسام الأكاديمية والتي تخدم وكالة الشؤون الأكاديمية بكلية العلوم.
• توثيق الفعاليات ومتابعة الرفع بها على موقع الجامعة. 
• تقديم الإصدارات والأدلة التي تهتم بالمخرج الأكاديمي وتحقق مخرجات التعليم، وتخدم البرامج الأكاديمية.
• اعداد التقرير السنوي للأنشطة الطلابية المنهجية مع تضمينه السلبيات والإيجابيات بعد تطبيق الفعاليات وكذلك التوصيات. 
  

  ---

وحدة مشاريع التخرج

• ضمان تنفيذ القواعد والاليات المنظمة لمشاريع التخرج بالكلية والتأكد من تطبيقها.
• التنسيق بين الأقسام العلمية وإدارة الكلية والإدارات المختلفة بالجامعة وسوق العمل لتسهيل الإجراءات المتعلقة بتنفيذ مشاريع تخرج الطلاب.
• اقتراح وايجاد الحلول لأي مشاكل تعترض تنفيذ مشاريع تخرج طلاب الكلية.
• النظر في طلبات الطلاب المتعلقة بمعيقات تنفيذ مشاريع التخرج المحالة اليها من رؤساء الأقسام العلمية او الطالبات.
• انشاء ومتابعة قاعدة بيانات مشاريع التخرج بالكلية.  
• اعداد دليل مشاريع التخرج سنويا ورفعه على موقع الكلية
• المراجعة الدورية لدليل مشاريع التخرج وتحديثه بحسب ما يستجد من لوائح وبما تقتضيه مصلحة العمل
• العمل على اقامة شراكات ومذكرات تفاهم مع قطاعات حكومية وأهلية في المجتمع وذلك لتبني الأفكار والمشاركة في تحكيم مشروعات التخرج
• قياس مؤشرات الأداء للمشاريع سنويا وحصر ادلة الإنجاز
• إقامة معرض سنوي لعرض المشاريع المتميزة
• حصر المؤتمرات والمسابقات المحلية والإقليمية والعالمية في مجالات تخصص العلوم والاعلان عنها للطالبات والأعضاء للمساهمة والترشيح لها 
• انشاء قاعدة بيانات بالمشاركين بالمؤتمرات والمسابقات المذكورة 
• رفع محاضر اجتماعات اللجنة لوكيل الكلية للشؤون الاكاديمية.