وحدة القبول
تعمل هذه الوحدة على تنظيم عملية التقديم والقبول للمتقدمين و استقبال الطلبات المقدمة للبرامج والتي تبدأ الدراسة بها مع بداية الفصل الأول من كل عام دراسي وعادة ما تكون فترة التقديم لهذه البرامج مع نهاية الفصل الدراسي الأول للعام السابق للقبول و تشرف وحدة القبول على استقبال طلبات المتقدمين غير السعوديين لبرامج المنح من داخل وخارج المملكة.
مهام الوحدة
- التنسيق مع المسؤولين في العمادة لاستقبال توصيات الكليات عن البرامج والمقاعد المتخصصة للقبول سنوياً لعرضها على مجلس عمادة الدراسات العليا ثم مجلس الجامعة ثم إعدادها بالصورة المناسبة لإعلانها في الصحف والبوابة الإلكترونية.
- استلام ملفات المتقدمين للدراسات العليا والتأكد من استيفائهم لشروط القبول ومنح الطلبة إيصالات استلام لملفاتهم .
- فرز وتصنيف الملفات وإعدادها في قوائم لإرسالها للأقسام المعنية لاستكمال إجراءات القبول .
- متابعة نتائج القبول في الأقسام ومتابعة إصدار القرارات النهائية للقبول و تدوين النتائج في قاعدة المعلومات بالعمادة.
- إصدار إشعارات و إعداد ملفات الطلاب المقبولين وتسليمها لمسجلي العمادة تمهيداً لتسجيل الطلاب مع بداية كل عام دراسي.
وحدة الشؤون الطلابية
تعمل هذه الوحدة على تسهيل وتنفيذ جميع الإجراءات الأكاديمية لطلبة الدراسات العليا والتي تتضمن تسجيل المقررات الدراسية وعمليات الحذف والتأجيل وكذلك معالجة المشكلات الطلابية و هذه الوحدة تعتبر من أهم وحدات العمادة .
مهام الوحدة
- استلام ملفات المقيدين سنوياً من وحدة القبول ورقياً وإلكترونياً وتنظيمها ومتابعة تسجيل الطلبة كل فصل دراسي .
- متابعة الأوضاع الأكاديمية للطلبة وفق لائحة الدراسات العليا و إعداد المذكرات للعرض على مجلس العمادة .
- إعداد مذكرات منح الدرجات العلمية و التأكد من استيفاء متطلبات الحصول على الدرجة بالتنسيق مع وحدة الخريجين.
وحدة البرامج الدراسية
تقوم هذه الوحدة بمتابعة وتوثيق البرامج المستحدثة والمحدثة.
مهام الوحدة
- متابعة الإجراءات الإدارية الخاصة بالبرامج المستحدثة والمطورة من الأقسام وتحويلها للجان البرامج المختصة.
- إعداد مذكرات المعنية بالبرامج المقرة والمطورة من الكليات للعرض على مجلس العمادة ثم مجلس الجامعة.
- حفظ المعلومات المرتبطة بالبرامج في قاعدة معلومات العمادة و تدوين تواريخ إقرار البرامج المستحدثة والمحدثة .
وحدة المعلومات
هذه الوحدة تشرف على الحاسب الآلي و برامجه المستخدمة من قبل العمادة ومن أهمها موقع العمادة الالكتروني و إعداد قاعدة بيانات و الإحصائيات المتعلقة بالدراسات العليا و الخطط الدراسية وتعمل الوحدة بشكل داعم مع وحدة القبول و وحدة التسجيل لتسيير أعمال العمادة بالشكل المطلوب. كما تعمل الوحدة على توفير المعلومات والإحصائيات المتعلقة ببرامج الدراسات العليا والخطط الدراسية وأعضاء هيئة التدريس والطلاب.
مهام الوحدة
- إعداد قاعدة بيانات بطله الدراسات العليا .
- متابعة تحديث أوضاع الطلاب و تدوين ما يصدر من قرارات بشأنهم.
- إعداد الإحصائيات والتقارير بالعمادة والجهات المستفيدة.
- إصدار دليل الرسائل الجامعية.
- تصميم ومتابعة موقع العمادة على الانترنت باللغة العربية واللغة الإنجليزية.
- الإشراف على منتدى الدراسات العليا.
وحدة الخريجين
تقوم هذه الوحدة بعد المراجعة مع وحدة الشؤون الطلابية بإعداد شهادات التخرج و متابعة معالجة مشاكل الخريجين.
مهام الوحدة
- التأكد من إنهاء الطالب جميع متطلبات التخرج والتنسيق في ذلك مع وحدة التسجيل.
- استلام الرسائل العلمية ومطابقتها للمواصفات المطلوبة.
- التأكد من استيفاء نموذج أخلاء طرف الخريجين.
- تسليم قائمة الخريجين إلى المكتب المشرف للخريجين بالجامعة .
- تسليم الرسائل إلى المكتبات المختلفة بالجامعة ومكتبة الملك فهد الوطنية.
وحدة الأرشفة
تعمل هذه الوحدة على حفظ ملفات العمادة و فهرستها .
مهام الوحدة
- تنسيق الملفات بالأرشيف و فهرستها .
- حفظ المكاتبات الخاصة بالعمادة .
وحدة المنح
تشرف هذه الوحدة على متابعة معالجة أوضاع الطلبة غير السعوديين وطلاب المنح.
مهام الوحدة
- دراسة و إعداد ملفات الطلاب غير السعوديين وطلاب المنح و التأكد من استيفاء الوثائق المطلوبة .
- متابعة معالجة أوضاع الطلبة غير السعوديين وطلاب المنح الأكاديمية و الإدارية .
- إعداد التقارير الفصلية عن الطلاب و إحاطة جهاتهم التابعين لها رسمياً.
وحدة التعليم الموازي
تعمل هذه الوحدة على متابعة سير البرامج المقدمة بنظام التعليم الموازي.
مهام الوحدة
- التنسيق مع الكليات التي تقدم برامج التعليم الموازي
- الإعلان عن فتح باب القبول لبرامج التعليم الموازي المختلفة.
- متابعة متطلبات التخرج
- التنسيق مع لجان الإشراف بالكليات والجهات ذات العلاقة للتأكد من توفر القاعات الدراسية المناسبة والتجهيزات اللازمة لها.
- اللتنسيق مع لجان الإشراف بالكليات لمعالجة المشاكل التي قد تطرأ أثناء عملية انتظام الطلاب في هذه البرامج.
وحدة العلاقات العامة
تعمل هذه الوحدة بتنسيق مباشر مع العميد على إقامة اللقاءات التعريفية والتوعوية وعلى التواصل الإعلامي مع وسائل الإعلام داخل وخارج الجامعة وتحرص على نشر جميع أخبار العمادة في الجهات المناسبة.
مهام الوحدة
- الإعلان وتنظيم اللقاءات التعريفية والتوعوية للعمادة داخل الجامعة.
- المساهمة في تنظيم ورش العمل والندوات التي تنظمها العمادة
- نشر أخبار العمادة في منتدى الجامعة وصفحه العمادة ومجلة الجامعة .
- التنسيق مع الممثل الإعلامي للجامعة فيما يخص النشر خارج الجامعة.
- توعية موظفي العمادة ومنسوبيها بأهم المستجدات الخاصة.
وحدة الإبتعاث
مهمة هذه الوحدة تنفيذ قرارات لجنة الإبتعاث و التدريب و متابعة الأمور الإدارية لتسهيل إجراءات المبتعث.
مهام الوحدة
- متابعة الإجراءات الإدارية المرتبطة بإصدار قرارات الإبتعاث ، و توزيعها على الجهة المعنية ، و ما يتبع ذلك من إعداد المستندات المطلوبة للابتعاث.
- تنظيم ملفات المبتعثين لخارج المملكة و داخلها .
- متابعة الوضع الدراسي للمبتعث و التنسيق مع الجهات المعنية لإتخاذ الإجراء المناسب
