وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية

وحدة ملازمة لوحدة الشؤون الأكاديمية تحت مظلة وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية تعنى بكل ما يخص الكلية في نظام سجلات الطلاب الإلكتروني (SIS) وبالتنسيق مع وحدة الإشراف الأكاديمي ومن مهامها التالي:  

1. مراجعة وتصحيح دليل المقررات المدخل بناء على الخطة الدراسية وما يطرأ عليها من تحديث معتمد من الجهات المختصة في الجامعة وذلك لكل برنامج أكاديمي في الكلية بما يشمل المتطلبات السابقة والمتزامنة للمقررات.
2. طرح الجداول الدراسية المعتمدة على النظام.
3. ربط حسابات المدرسين بالمقررات المسؤولين عنها.
4. حل إشكالات تسجيل الطلاب والطالبات المنتظمين والمحالة من المشرفين الأكاديميين بالإقسام، إذا ثبت عدم إمكانية إتمام الإجراءات إلكترونياً من قبل الطالب.
5. حل إشكالات تسجيل الطلاب والطالبات المتعثرين المحالة من المشرفين الأكاديميين.
6. تسجيل مقررات الطلبة المحولين إلى الكلية وذلك في أول فصل لانتظامهم بالدراسة فقط بناء ًعلى إحالة رسمية من القسم المقبولين فيه.
7. التأكد من اكتمال عمليات تسجيل الفصل ورفع تقرير بذلك بناء على متابعة المشرفين الأكاديميين في كل قسم للحصول على قوائم الطلاب المستخرجة بواسطة كل مدرس وتحمل توقيعه من نظام سجلات الجامعة الإلكتروني (SIS).
8. إعداد قاعدة بيانات للطلبة وأعضاء هيئة التدريس لإبلاغهم بكل جديد من لوائح وأنظمة الجامعة والكلية.

هي وحدة تعنى بالإشراف على مجموعة من الطلبة منذ التحاقهم بالكلية وحتى تخرجهم، حيث يتم ترشيح أحد أعضاء هيئة التدريس بالقسم للقيام بمهام الإشراف الأكاديمي ويتطلب أن يكون المشرف الأكاديمي على إطلاع ودراية كافية بالخطط الدراسية واللوائح والأنظمة الجامعية.المهام المكلف بها المشرف الأكاديمي بالقسم:

1. متابعة مشاكل تسجيل الطلبة لكل فصل دراسي.
2. الإلمام بتفاصيل التقويم الأكاديمي الجامعي.
3. الإلمام بتفاصيل التقويم الأكاديمي الخاص بالكلية.
4. الدراسة وإبدأ رأي القسم في كل ما يحال إليه من وكيل الكلية للشؤون الأكاديمية بخصوص:
   • مشاكل التسجيل والحذف والإضافة.
   • معادلة المقررات.
   • التأجيل والإعتذار والإنسحاب.
   • المواظبة والغياب.
   • الطلبة المحولين والزائرين.
   • مشاكل الطلبة المتعثرين.
   • إعادة القيد.
5. التنسيق مع المرشد الأكاديمي بالكلية لدراسة بعض الحالات الخاصة التي تحتاج إلى إرشاد أكاديمي.

هي وحدة تعنى بكل ما يخص الكلية أكاديمياً حيث لها الدور الأكبر في تنظيم عمل جميع وحدات وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية في داخل الكلية وخارجها ومن مهامها التالي:

1. إعداد الخطابات وتنسيق المراسلات يبن وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية والجهات المعنية داخل الكلية وخارجها.
2. التنسيق مع أقسام الكلية لإعداد الجداول الدراسية.
3. توزيع القاعات الدراسية.
4. إعداد التقويم الأكاديمي للكلية.
5. إعداد قوائم الطلبة المستجدين بالكلية.
6. إعداد وفرز ومراجعة طلبات التحويل إلى الكلية.
7. مراجعة طلبات المعادلة للطلبة المحولين إلى الكلية.
8. إعداد ومراجعة قوائم المتوقع تخرجهم.
9. التنسيق مع أقسام الكلية لإعداد جداول الاختبارات النهائية.
10. إعداد الجدول الشامل للامتحانات النهائية وتكليف المراقبين.
11. متابعة سير الامتحانات النهائية.
12. تحديث لوائح وأنظمة الكلية.

هي وحدة تعنى بمتابعة الحالة الأكاديمية للطلبة وحل مشاكلهم والتي يتم تزويدها بها من قبل وحدة الإشراف الأكاديمي والهدف من ذلك مساعدة الطالب على التكيف مع الحياة الجامعية وتعديل بعض الأفكار أو الأساليب التي تساعده أكاديمي  إجتماعياً  ونفسياً، بالإضافة إلى إعداد الدورات والأنشطة الطلابية. ومن المهام المكلف بها المرشد الأكاديمي بالكلية:

1. تعريف أعضاء هيئة التدريس بمهام وحدة الإرشاد الأكاديمي.
2. وضع خطة وحدة الإرشاد الأكاديمي.
3. تطوير العمل حسب ما يستجد.
4. معالجة ما يظهر من سلوكيات داخل الكلية.
5. دراسة الحالات الفردية
6. دراسة حالات الطلبة المتعثرين الحاصلين على معدل أكاديمي أقل من 2 والتي يتم تزويد الوحدة بها من وحدة الإشراف الأكاديمي.
7. إقامة ورش تدريبة.
8. إعداد التقارير لوكالة الكلية للشؤون الأكاديمية.

وحدة تعنى باستخدام الأجهزة والبرمجيات المناسبة لتحليل خصائص المفردات الاختبارية الموضوعية ومقارنة التصحيح اليدوي بالتصحيح الإلكتروني، ومن مهام الوحدة:

1. إعداد التجهيزات اللازمة لعملية تصحيح الاختبارات إلكترونياً.
2. إجراء الاختبارات اللازمة للتأكد من صحة وسلامة عملية التصحيح الإلكتروني.
3. إجراء التصحيح الفعلي للاختبارات.
4. تزويد وحدة التقويم والاختبارات بالنتائج والإحصائيات والتقارير المطلوبة.

هي وحدة تعنى برفع مستوى جودة تقييم الأداء للطلاب والطالبات في جميع أقسام الكلية وذلك من خلال ضبط سير الامتحانات وفق منهجية تضمن صحتها، نزاهتها، وموثوقيتها، ومن مهام الوحدة:

1. التأكد من تطبيق لوائح وأنظمة الكلية الخاصة بجودة التقويم والاختبارات للإجراءات ما قبل الامتحانات وأثناء الامتحانات وما بعدها.
2. استخراج نتائج الامتحانات الإلكترونية باستخدام جهاز (Optical Mark Recognition).
3. تزويد مدرسي المقررات في الأقسام المعنية بنتائج تحليل الامتحانات.
4. تزويد وكيل الكلية للشؤون الأكاديمية بتقرير نهائي عن جودة الامتحانات في نهاية كل فصل دراسي لجميع أقسام الكلية.
5. التوجيه والتوعية برفع جودة الامتحانات لجميع أعضاء هيئة التدريس.
6.  التحديث المستمر لسياسات وإجراءات التقويم والاختبارات. 
7. ضمان التنفيذ السليم للسياسات والإجراءات المتبعة لعملية التقويم والاختبارات. 
8. الإشراف على سير الامتحانات في الكلية وتقديم الدعم عند الحاجة. 
9. مراجعة وتقييم الامتحانات وأدوات التقويم وتقديم الملاحظات والنقد البناء لأعضاء هيئة التدريس. 
10. إنشاء قاعدة بيانات من خلال أرشفة جميع السجلات والوثائق الخاصة بالامتحانات في الكلية.
11. التعاون مع مركز جودة التقويم والاختبارات والتابع لوكالة الجامعة للشؤون الأكاديمية.
12. الإشراف على عمل لجان جودة التقويم والاختبارات التابعة لكل برنامج أكاديمي في الكلية.
13. ضمان جودة عملية تقويم الطلاب والاختبارات بالكلية.
14. وضع آليات مناسبة للتأكد من جودة بناء وصياغة أسئلة الاختبارات.
15. الإشراف على إنشاء بنوك الأسئلة للمقررات بالكلية.
16. تحديد نقاط القوة والضعف والممارسات المتميزية.

وحدة تعنى بخدمة المحتوى الإلكتروني للمقررات الدراسية وتثقيف أعضاء هيئة التدريس والطلبة بنظام إدارة التعلم الإلكتروني ومن (Blackboard)، مهام الوحدة:

1. تعريف الطلبة المستجدين بنظام إدارة التعلم الإلكتروني (Blackboard).
2. تعريف أعضاء هيئة التدريس الجدد بنظام إدارة التعلم الإلكتروني (Blackboard).
3. تنمية مهارات الطلبة في استخدام نظام إدارة التعلم الإلكتروني (Blackboard).
4. تنمية مهارات أعضاء هيئة التدريس في استخدام نظام إدارة التعلم الإلكتروني (Blackboard).
5. تحويل المقررات التقليدية إلى مقررات إلكترونية.