إدارة تنفيذية تقوم بتسهيل مهام مجلس الجامعة وتعمل على تقديم كافة خدمات الإدارة وأعمال السكرتارية لكل ما يتعلق بأعمال المجلس وبما يتوافق مع نظام المجلس وكافة التعليمات التي تصدر من الإدارة العليا، يتولى أمين مجلس الجامعة الإشراف المباشر على الأمانة.
تختص الأمانة العامة لمجلس الجامعة القيام بما يلي:
- الإشراف على الأعمال الإدارية والمالية للأمانة ومنسوبيها.
- استقبال الموضوعات المُراد عرضها على المجلس والتأكد من مطابقتها للأنظمة واللوائح والقرارات النظامية ذات العلاقة.
- التهيئة والإعداد لجلسات المجلس من : إعداد الدعوة ــ جدول الأعمال ـ مذكرات العرض ، وإرسالها لأعضاء المجلس.
- إعداد وطباعة محاضر الجلسات وتدقيقها ورفعها إلى رئيس الجامعة ــ رئيس مجلس الجامعة ــ لاعتمادها ، وذلك بعد أخذ توقيعات أعضاء المجلس.
- إعداد الخطابات التنفيذية لتوصيات وقرارات المجلس وإرسالها إلى الجهات المعنية بالجامعة.
- حفظ ملفات الجلسات وأرشفتها إلكترونيًا.
- الإجابة على جميع الاستفسارات الواردة كتابيًا والكترونيًا وهاتفيًا ، وتزويد الجهات المعنية بالجامعة باللوائح والقواعد التنفيذية ونماذجها ، وكذلك توفير البيانات والمعلومات اللازمة حال الرغبة في الحصول عليها.
-
إعداد التقارير الإحصائية الخاصة بما يلي:
- إنشاء أو دمج أو الغاء أو تعديل مسمى أو نقل تبعية ( الكليات والعمادات والمعاهد والمراكز والأقسام العلمية ).
- اللجان الدائمة ومرجعيتها.
- القواعد التنظيمية والإجرائية والجهات التابعة لها.
- الخطط الدراسية والاستراتيجية.
- تعيينات أعضاء هيئة التدريس.
- المبتعثين.
- اتفاقيات التعاون العلمي والفني ومذكرات التفاهم.
